رفتن به محتوای اصلی
مشاوره رایگان 07633118
پرونده الکترونیک سلامت و امحاء مدارک پزشکی

پرونده الکترونیک سلامت و امحاء مدارک پزشکی

امحاء در واژه به معنی نابود کردن یا ناپدید کردن است، اما از آن جا که در این مبحث منظور از امحاء ، امحای مدارک پزشکی است می توانیم اینگونه بیان کنیم که وقتی عمر پرونده های پزشکی بنابر استانداردهای مربوطه از سازمان های زیرربط به صورت قانونی به اتمام می رسد، مراکز درمانی (بیمارستان، درمانگاه و …) می توانند طبق قوانین خاصی نسبت به نابود سازی پرونده های مذکور اقدام نمایند.

دلایل امحاء پرونده های پزشکی چیست؟

مهمترین دلیل امحاء را می توان آزاد سازی فضای بایگانی اشغال شده با حذف پرونده هایی که عمر قانونی آن ها به اتمام رسیده است، دانست. اما امحاء می تواند دلایل مختلف دیگری نیز داشته باشد که با صلاحدید و رعایت قوانین توسط مسئول مربوطه آن واحد درمانی، همراه با اجازه کتبی از سازمان زیرربط انجام می شود.

خدمات امحاء مدارک

آن جا که کلا فلسفه اسکن آزاد سازی فضای بایگانی است، و طبق توضیحات بالا، امحاء با اسکن و دیجیتال سازی پرونده های مدارک پزشکی رابطه تنگاتنگ دارد، به گفتاری دیگر می توان گفت بیشتر پروژه های اسکن انجام شده در حال حاضر توسط تیم امحاکننده  به دلیل نیاز به امحاء و آزاد سازی فضای بایگانی توسط آن واحد درمانی بوده است. در پایان ذکر این نکته ضروری است که تیم ماذکور جهت انجام امحاء از پرسنل آموزش دیده و آشنا با مدارک پزشکی (برای آماده سازی، نازک سازی، خلاصه سازی و …) همچنین دستگاه های خرد کن و نابود کننده مخصوص استفاده می کند. این امر سبب می شود هرگونه خطای انسانی و درز اطلاعات به مرز صفر رسد..

خلاصه نویسی / استخراج اطلاعات سوابق پزشکی

گاهی اوقات به دلایلی مانند امحا، نازک سازی، آمار گیری، یا دیجیتال سازی پرونده های پزشکی لازم است اطلاعاتی از پرونده بیمار خلاصه نویسی شود، حال این خلاصه نویسی می تواند شامل اطلاعاتی همچون مشخصات بیمار باشد یا اطلاعاتی درباره نوع بیماری و طول درمان آن پرونده؛ دسته بندی و مشخص نمودن اینکه چه اطلاعاتی لازم است از پرونده بیمار خلاصه نویسی شود به طور مستقیم با مسئول مدارک پزشکی در ارتباط است.

خلاصه نویسی و استخراج اطلاعات به دو صورت زیر انجام می شود:

روش دستی

در روش دستی پرونده توسط یک نیروی انسانی متخصص به مدارک پزشکی بازخوانی شده و اطلاعات لازم (اطلاعات از قبل مشخص شده توسط مسئول مربوطه) توسط وی چه به صورت دستی و چه به صورت کامپیوتری استخراج می شود.

معایب:

  • سرعت استخراج اطلاعات به دلیل ارتباط مستقیم با نیروی انسانی بسیار کم است.
  • این روش با هزینه بالایی قابل اجرا می باشد.

مزایا: این روش از دقت بسیار بالایی برخوردار است.

  • امکان خلاصه نویسی و استخراج هرگونه نوشتاری (دستی / کامپیوتری) وجود دارد.
  • امکان استخراج هرنوع اطلاعاتی (پزشکی / مالی / مشخصاتی)  وجود دارد.

روش کامپیوتری

در این روش ابتدا احتیاج است که اسناد و مدارک لازم اسکن شده و به فایل دیجیتالی تبدیل شوند، البته باید دقت شود که این نوع اسکن با اسکن معمولی کاملا متفاوت خواهد بود و توسط اسکنرهای معمولی قابل انجام نیست، پس از اسکن پرونده به پرونده تحت تجزیه و تحلیل نرم افزار مربوطه قرار می گیرد و اطلاعات لازم (اطلاعاتی که از قبل توسط مسئول مربوطه مشخص شده است) توسط نرم افزار استخراح می شود.

معایب:

  • عدم امکان استفاده در تمام موارد خلاصه نویسی
  • کارا نبودن در متون دست نویس

مزایا:

  • این روش با سرعت بسیار بالایی قابل انجام است
  • دقت این روش در مدارک با نوشتار کامپیوتری بسیار بالا است.
  • هزینه این روش بسیار پایین از روش دستی است.

امنیت اطلاعات در مدارک پزشکی

با توجه به اینکه مدارک پزشکی هر فرد یا به گونه ای دیگر هر بیمار شامل اطلاعاتی شخصی در مورد آن فرد است، رازداری و امنیت اطلاعات در این مقوله از اهمیت بالایی برخوردار خواهد بود. این امر چه در بایگانی به روش سنتی و چه در آرشیو الکترونیکی مستندات بسیار حائز اهمیت است و نمی توان گفت که امنیت اطلاعات مدارک درمانی تنها شامل بایگانی سنتی یا جدید است.

  • امنیت اطلاعات شامل چه مواردی است
  • حفظ و نگهداری اطلاعات فردی و تماسی بیماران و جلوگیری از دسترسی افراد غیر مجاز
  • حفظ و نگهداری اطلاعات درمانی بیماران و جلوگیری از دسترسی افراد غیرمجاز
  • حفظ و رازداری محتویات پرونده بیمار
  • تنظیم قوانین و راه کارهایی جهت نظارت دقیق بر مشاهده و ایجاد تغییرات در پرونده ها (مثلا پرونده شماره ایکس توسط دکتر a در تاریخ و ساعت b مشاهده و یا مورد تغییرات قرار گرفت(
  • حفظ مدارک بیمار از هرگونه آسیب (پارگی ، سوختی ، مفقودی و … بگونه از بین رفتن اطلاعات(

رازداری (امنیت اطلاعات) در اسکن پرونده های بیماران

 با توجه به موارد گفته شده بالا، امنیت اطلاعات در مقوله مدارک پزشکی از اهمیت بسیار بالایی برخورددار است، چرا که یک تغییر و یا یک اشتباه کوچک می تواند فاجعه ای جبران ناپذیر را رقم زند. تیم اسکن دیجیتال داک اهمیت این موضوع را به طور کامل درک کرده و با انجام اقداماتی درز یا از بین رفتن اطلاعات پرونده های پزشکی را در زمان اسکن و همچنین بعد از آن را به مرز صفر رسانیده است، از جمله این اقدامات می توان به:

  • استفاده از پرسنل آموزش دیده و مسلط به مدارک پزشکی جهت انجام اسکن
  • نظارت شدید و انجام تست هایی به صورت تصادفی جهت اطمینان نوع عملکرد
  • استفاده از سخت افزارهای بروز جهت عدم ریزش اطلاعات در زمان دیجیتال سازی
  • انجام تست هایی تصادفی بین فایل های اسکن شده و پرونده های فیزیکی جهت حصول اطمینان از کیفیت و دقت
  • اعمال سیستم های رمزگذاری و کدینگ جهت جلوگیری از دسترسی افراد غیر مجاز
  • تعیین سطح دسترسی برای کاربران نسبت به صلاحدید مسئول مربوطه
  • ایجاد بک آپ های دوره ای به صورت روزانه/هفتگی/ماهیانه

اطلاعات تنها چیزی است که براحتی حتی بعد از سرقت نمی توانیم از آن مطلع شویم.

 

 

بايگاني به روش اسكن نمودن مدارك

 

از روشهاي جديد در بايگاني كردن مدارك پزشكي اسكن نمودن مدارك بيمار ميباشد اين روش بيشتر جهت اسنادبالاي ۱۵ سال مورد استفاده قرار ميگيرد و جهت اسناد جاري و زير ۱۵ سال به دليل مستندات و مسائل قانوني قابل استفاده نمي باشد اسكن نمودن مدارك امحايي بيشتر جهت بيمارستانهاي آموزشي كاربرد دارد و بيشتر به اين صورت اعمال ميشود كه ۴ برگ اول و اصلي هر پرونده اسكن شده و در فايل هاي صد تايي ذخيره ميشود از مزاياي اين كار نكهداري اصل عين سند ميباشد كه با گرفتن پرينت ميسر ميشود از معايب اين كار ميتوان به گران بودن دستگاه اسكن مخصوص بايگاني و وقت گير بودن اين عمل و خطر از بين رفتن اين اطلاعات بر اثر عوامل مختلف مي باشد امروزه بيشتر اين كار از طريق قرارداد با شركتهاي اسكن مدارك اداري در سازمان ها صورت ميگيرد و اين كار هنوز در در بيمارستانها جا نيافتاده است

خدمات اسکن مدارک پزشکی و سوابق بهداشتی و درمانی

 

اسکن مدارک بیمار

اکثر مراکز خدمات درمانی مانند بیمارستان ها، مراکز جراحی، دندانپزشکان، مطب های خصوصی و سایر دستگاه های وابسته بگونه ای نیاز دارند که سوابق بیماران خود را اسکن کرده و آن ها را به صورت الکترونیکی ذخیره کنند. این امر علاوه بر افزایش رتبه مرکز درمانی شما، سبب کاهش شدید هزینه های دسترسی، نگه داری و بازیابی پروندها می شود. طبق تحقیقات انجام شده در سال های اخیر، بیشتر پرونده هایی که گمان به مفقودی آن ها می رود، به صورت نادرست و اشتباه بایگانی شده اند، اسکن مدارک پزشکی و مدیریت الکترونیکی آنها کمک می کند اشتباهات رایج در روش بایگانی قدیمی به مرز صفر رسد. پس از دیجیتال سازی تمامی اطلاعات بیمار در همه جا و به سرعت قابل در دسترسی است.

 

مزیت کلیدی مدارک پزشکی

پنج مزیت کلیدی اسکن مدارک پزشکی:

کاهش هزینه های نیروی کار

اسکن پرونده های پزشکی موجب صرفه جویی در زمان کاری پرسنل به دلیل عدم نیاز به دسترسی به پرونده فیزیکی می شود. همچنین ساده سازی این روند از طریق یک فرآیند اتوماتیک (نرم افزار بایگانی الکترونیکی) می تواند باعث کاهش حجم بیشتر هزینه های نیروی کار مانند استخدام و هزینه های آموزش شود.

کاهش زمان

فرآیندهای فیزیکی مقدار قابل توجهی از زمان روزانه یک دفتر پزشکی را دربرمی گیرند، همانطور که فعالیت های فیزیکی می تواند سبب افزایش حجم کار شوند، و همچنین افزایش اشتباهات شود؛ اسکن و دیجیتال سازی پرونده های پزشکی وظیفه دارد در زمان فشرده ای به انجام کارهای عقب افتاده کمک کند.

صرفه جویی در فضا

قفسه های بایگانی پرونده ها به دلیل حجم بالای خود، مقدار زیادی از فضا را اشغال می کنند. این فضا می تواند برای مصارف زیاد دیگری مانند اتاق بیمار مورد استفاده قرار گیرد.کاهش پرونده های فیزیکی می تواند باعث کوچک سازی دفتر کاری جهت پیشبرد کاهش هزینه ها و ایجاد یک سازمان سازگار با محیط زیست شود.

کاهش اشتباهات

در اکثر عملیات بایگانی که به صورت دستی انجام می شود احتمال اینکه موردی اشتباه یا جا انداخته شود افزایش می یابد فرآیند اتوماتیک و دیجیتال سازی بدین معنی است که فناوری به نگه داری سوابق پزشکی به صورت سازمان یافته و دقیق از طریق کاهش تعامل انسانی که اغلب به دلیل خستگی یا استرس منجر به اشتباه، کمک می کند.

تقویت ایمنی

تامین امنیت برای پرونده های فیزیکی امری دشوار و گاها ناشدنی است. پس اسکن تمام اطلاعات حیاتی و محرمانه می تواند به صورت دقیق طبقه بندی و از ورود اشتباهات دستی محفوظ باشد. سیستم بایگانی الکترونیکی مدارک پزشکی با تقویت تدابیر امنیتی از طریق استفاده از پسورد ، فایروال ، رمز گذاری این کار را امکان پذیر میکند.

بررسی مزایای استفاده از اسکن مدارک پزشکی

در بسیاری از صنایع، به دلایل مشابهی که در این جا بیان شد فرآیند بایگانی فیزیکی در حال منسوخ شدن و تغییر به بایگانی دیجیتالی است.مدارک پزشکی می توانند به سرعت اسکن شوند تا برخی از وظایف را در ارتباط نگهداری پرونده فیزیکی ، مرتب سازی ، کپی کردن و حتی مراجعه دیگر واحدها در موارد متعدد را کاهش دهند. از طرفی فضای اداری در حال تبدیل شدن به یک مقوله ی مهم است همانطور که سازمان ها سعی به کاهش هزینه های کلی خود دارند، اسکن یک تغییر اساسی برای کوچک سازی فضای کاری و صرفه جویی در هزینه است.خطای انسانی در هر مرحله از فرآیند ایجاد، بایگانی و … مدارک پزشکی که دست بشر آن را لمس می کند ممکن است افزایش یابد. بنابراین اسکن و ثبت خودکار بدان معنی است که تعداد کمی از افراد پرونده فیزیکی را لمس می کنند و در نتیجه احتمال اشتباه کاهش می یابد.برای حفظ اطلاعات خصوصی بیماران از افراد غیر مجاز، امنیت دیجیتالی می تواند بسیار قوی تر از زمانی که یک پرونده به صورت فیزیکی در کشو قرار می گیرد عمل کند.

 

خدمات اسکن مدارک پزشکی و سوابق بهداشتی و درمانی

تقریبا تمام بیمارستان ها، مراکز خدمات درمانی، مراکز جراحی، دندانپزشکان، پزشکان خصوصی، نیاز دارند سوابق بیماران خود را اسکن کرده و آن ها را به صورت الکترونیکی ذخیره کنند. این امر سبب کاهش شدید هزینه های دسترسی، نگه داری و بازیابی پرونده ها در صورت مفقود شدن آن ها می شود. تمامی اطلاعات بیمار در همه جا و به سرعت قابل  دسترسی است.

بیشتر بخوانید  پزشکان موفق چه ویژگی دارند؟

برخی از خدمات اسکن مربوط به مدارک پزشکی

  • اسکن و ایجاد آرشیو الکترونیکی بیمارستان های بزرگ
  • اسکن و ساخت آرشیو مستندات مراکز درمانی متوسط
  • اسکن و اتوماسیون مطب های خصوصی
  • آنلاین سازی سیستم بایگانی بخش های ذکر شده
  • اسکن پرونده های پزشکی بدون برگ برگ نمودن آن
  • اسکن پرونده های پزشکی قدیمی
  • اسکن سوابق درمانی بیماران بستری
  • اسکن مدارک بیماران مطب ها
  • امحا و نازک سازی پرونده های پزشکی
  • خلاصه نویسی پرونده های پزشکی
  • اسکن پرونده های پرسنلی بخش های درمانی
  • اسکن اسناد مالی و حسابداری مراکز درمانی
  • آموزش به پرسنل مدارک پزشکی جهت اسکن روزانه
  • مشاوره جهت انجام پروژه اسکن و دیجیتال سازی
  • چاپ تخصصی مدارک پزشگی

از مهترین مزیت اسکن و دیجیتالی سازی پرونده های پزشکی دسترسی آنی به پرونده ها و اطلاعات بیماران است.دیگر از مزایای اسکن اسناد و پرونده های پزشکی درمانی عبارتند از:

 

  • ایجاد فهرستی از فیلدهای قابل جستجو (شماره پرونده، شماره پذیرش، نام خانوادگی، نوع و..
  • امکان جستجوی متن (در سند های متنی) به انواع یک عامل بازیابی
  • ذخیره سازی اختیاری تصاویر رنگی
  • امکان لینک و مشاهده پرونده های دیجیتال (اینترنت، شبکه داخلی و …
  • امکان انتقال راحت و سریع اسناد و تبادل اطلاعات با دیگر پزشکان
  • قابلیت دسترسی از راه دور (وب سایت(
  • امکان بسط و ادغام به دیگر برنامه های کاربردی (ذخیره سازی، بازیابی(

چگونه اسکن اسناد و مدیریت الکترونیکی آن باعث بهبود خدمات درمانی می شوند؟

اسکن اسناد پزشکی و همچنین مدیریت الکترونیکی آن ها می تواند نقش بسزایی در بهبود خدمات درمانی داشته باشند، به طور مثال می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • دسترسی به تمام سوابق بیماران در میزکار (کامپیوتر، تلفن همراه، تبلت و …) خود را بدون نیاز به مراجعه به بایگانی
  • دسترسی به پرونده هر بیمار با سرعت بسیار بالا توسط جستجو بر اساس نام، تاریخ تولد و دیگر کلیدواژه های مرتبط
  • آسایش خاطر و اطمینان از عدم از بین رفتن پرونده ها با تهیه نسخه پشتیبان از تمام اطلاعات درمانی و پرونده های پزشکی
  • آزاد سازی فضای اداری اشغال شده با حذف اسناد و پرونده های فیزیکی
  • حذف زمان های مورد نیاز برای دسترسی به سوابق بیمار در روش بایگانی سنتی
  • دراختیار گذاشتن اسناد مربوطه بین بخش های مختلف  (در صورت نیاز(
  • امکان اشتراک و تبادل اطلاعات با پزشکان سراسر دنیا (به دلیل دیجیتالی بودن مدارک و امکان ارسال راحت(
  • جلوگیری از سرقت و یا فاش شدن اطلاعات بیمار
  • آزاد سازی پرسنل مرتبط که قبلا در بخش بایگانی فیزیکی مشغول بودند.

با اسکن پرونده ها و مدارک پزشکی به راحتی و به سهولت می توان مدارک را از سایر ساختمان ها و یا سایر نقاط قابل دسترس، حتی با موبایل خود در خارج از محدوده شهر (اینترنت / مدیریت اسناد آنلاین)  نیز مشاهده کرد.

 

مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال

تکنولوژی اسکن اسناد مدت زیادی است وارد زندگی ما شده است، اما با پیشرفت و نیاز به استفاده روزافزون صنعت از علم، تبدیل به یک نیروی محرک واقعی برای کسب و کارها موفق شده است. با تشکر از پیشرفت تکنولوژی در اسکن و شناسایی متن، دیجیتال سازی کسب و کارها هرگز بهتر و دقیق تر از این نبوده است.بنابراین در اینجا تعدادی از مزیت های عمده اسکن اسناد نسبت به بایگانی سنتی را قرار دادیم. روی هر یک از آنها برای دیدن جزئیات بیشتر کلیک کنید:

افزایش راندمان | جستجوی سریع | صرفه جویی در هزینه | صرفه جویی شگفت انگیز در فضای کاری | ساماندهی و ایمنی بهتر | کم هزینه

افزایش راندمان

اصلی ترین عاملی که بسیاری از سازمان ها اسکن اسناد و دیجیتال سازی را انتخاب می کنند این است که اثر مستقیمی بر روی کارایی دارد. وافعیت این است که بایگانی و دسترسی به مدارک کاغذی کاری نسبتا سخت و زمان بر است. اسناد کاغذی به راحتی قابل آسیب و از بین رفتن هستند، حال آنکه ممکن است آن سند از بین رفته تنها نسخه ای از یک سند مهم باشد.اسکن اسناد باعث افزایش بهره وری امور با استفاده از راه های مختلفی همچون: بایگانی، جستجو، بازیابی می شود. از آنجایی که پس از اسکن اسناد به صورت دیجیتالی می باشند، می توان به سرعت هرچه بیشتر به جستجو و مشاهده آن ها پرداخت. پس از اسکن اسناد دیجیتالی در پوشه های امن ذخیره و رمزگذاری می شوند، حال آنکه در شبکه های بزرگ به راحتی می توان اسناد اسکن شده را از طریق شبکه ای ایمن در دسترس کاربران مورد نظر قرار داد و برای دسترسی، نیازی نیست تمام فایل ها بر روی هرکامپیوتر قرار داده شوند. جستجو سندی خاص کسری زمان می برد؛ همه اسناد مورد نیاز، درست در مقابل شما، بر روی صفحه نمایش در دسترس هستند، خواندن، چاپ، ایمیل، به اشتراک گذاری و یا هر عمل دیگری به سرعت قابل انجام می باشند. این به معنی کاهش مراجعه کارکنان به  واحد بایگانی،کمدهای ذخیره سازی و سایر مناطق نگه داری اوراق کاغذی است. اسکن و دیجیتال سازی اسناد باعث می شود تمامی این امور در کمترین زمان ممکن به نتیجه رسیده، و کارمندان وقت بیشتری را برای انجام کارهای مهم تر داشته باشند، از آنجا که در سیستم مدیریت دیجتالی اسناد یا EDMS دیگر نیازی نیست حتی از میز کار خود جهت دسترس به اسناد بلند شوید، کارمندان رضایت کاری بیشتری نسبت به قبل دارند و همین عامل می تواند در افزایش بهره وری به شدت تاثیر گذار باشد.

جستجوی سریع

باید از تکنیک های پیشرفته ممنون بود،با استفاده از این تکنیک ها اسناد و مدارک را می توان به راحتی فهرست سازی کرد، تا در زمان جستجو براحتی قابل بازیابی باشند.این آیتم ها می تواند هرچیزی باشد، به عنوان مثال شماره مرجع یا نام مشتری و یا … .همچنین با استفاده از تکنولوژی OCR (تشخیص کاراکتر نوری) (در متون فارسی به صورت ضعیف تر) به راحتی می توان اسناد اسکن شده را به متن قابل جستجو تبدیل کرد، این امر باعث می شود به راحتی بتوان حتی درون سند به جستجو اطلاعاتی خاص پرداخت.

صرفه جویی شگفت انگیز در فضا کاری

بدیهی است که اسناد کاغذی جهت بایگانی به فضا نیاز دارند. در بسیاری از سازمان هایی که به اطلاعات مبتنی بر اسناد کاغذی خود تکیه می کنند، بایگانی این اطلاعات می تواند به یک مشکل بزرگ از نظر میزان اشغال فضای کاری تبدیل شوند. بسیاری از شرکت ها با رشد روز افزون و به طبع افزایش حجم اطلاعات با مشکل کمبود شدید فضای کار مواجه که در نهایت مجبور به کار در فضای کاری بسیار کمتری شدند؛این مسئله نه تنها برای کارمندان بسیار ناخوشایند است بلکه یک نقض بالقوه از سلامتی و ایمنی می باشد.اگر شما تصمیم به مدیریت دیجیتالی اسناد، از طریق اسکن و دیجیتال سازی آن ها گرفتید، باید بدانید پس از اسکن تمام فضایی که قبلا توسط جعبه و قفسه های بایگانی گرفته شده بود را آزاد خواهید کرد. این فضای آزاد شده می توان فضای مورد نیاز برای پروژه های دیگر را فراهم کند و یا با دادن فضای کاری (اتاق مخصوص) خاص به کارکنان، آن ها بسیار خوشحال خواهید کرد. این تغییر می تواند در افزایش روحیه مثبت و رضایت کاری کارکنان و درنتیجه بهبود نرخ کاری آن ها بسیار موثر باشد.همچنین در ادامه ما در مورد اینکه چگونه اسکن اسناد می تواند باعث کاهش هزینه های سازمان شما  که در حال حاضر با استفاده از امکانات ذخیره سازی اسناد کاغذی انجام می پذیرد، صحبت کنیم.

ساماندهی و ایمنی بهتر

داشتن اسناد اسکن شده و دیجیتالی عملا ساماندهی بهتر و مرتب تر را  برای شما به عنوان یک سازمان تضمین می کند. ما قبلا در مورد از دست دادن و یا از بین رفتن اسناد صحبت کردیم، اما اگر فقط یک نسخه از یک سند ویژه و مهم وجود داشته باشد و آن نیز به نحوی از بین رود چه پیش می آید؟ این مسئله را می توان با اسکن به طور کل به فراموشی سپرد. با مدیریت دیجیتالی اسناد، شما می توانید کنترل کاملی بر روی اسناد خود داشته باشید و براحتی بفهمید که سندی خاص چه زمانی و بدست چه کسی ویرایش، حذف و … شده است. پس از دیجتال سازی براحتی قادر خواهید بود دسترسی های لازم را فقط به افراد خاص بدهید، مثلا قادر می توانید سندی را از دید گروهی از کاربران مخفی کنید یا بر روی سندهای مهم رمزگذاری نمائید و یا امکان حذف، ویرایش و … را فقط به افراد خاصی بدهید. این یک واقعیت است که براحتی می توان هرچندبار که دوست داشته باشید از اسناد دیجیتال خود کپی تهیه کرده و بدون نگرانی از ازبین رفتن نسخه اصلی از آن ها استفاده کنید؛ همچنین می توان تنها با چند کلیک از فایل ها به صورت آنلاین و یا در هارد دیسک های مختلف کپی تهیه کرد، راحتی این مسئله باعث می شود که حتی فکر از دست دادن سندی خاص به خاطره ها سپرده شود.

صرفه جویی در هزینه

به غیر از موارد ذکر شده بالا اسکن و دیجیتال سازی نه تنها باعث صرفه جویی در هزینه، بلکه به طور کل سبب تولید بیشتر در زمان کمتر می شود، اسکن و مدیریت دیجیتالی اسناد از طریق راه های بسیاری باعث صرفه جویی در هزینه شرکت ها می شود.هزینه های نگهداری اسناد فیزیکی مانند هزینه فضا و تجهیزات بایگانی سنتی بسیار بالا است. اگر اسناد تنها در یک مرکز ذخیره سازی اسناد (سرور بایگانی) نگه داری شوند، می توان هزینه های صرفه جویی شده را برای دیگر کارها جهت رشد و پیشرفت شرکت ذخیره کرد.پس از اسکن اسناد می توان نسخه های کاغذی آن را دور ریخت که امر سبب می شود هزینه های بایگانی به صفر برسد. همچنین باید به این مسئله نیز توجه داشت که دسترسی به بعضی از اسناد برای برخی شرکت ها و مراکز بزرگ امری زمان بر (از ۱تا ۴۸ ساعت) است که این زمان انتظار خود نیز به نوبه ای سبب ایجاد هزینه های مخفی می شود، با اسکن و مدیریت دیجیتالی اسناد از این هزینه های خاموش نیز خبری نخواهد بود.

کم هزینه

بسیاری از روش هایی که در حال حاضر جهت مدیریت و بایگانی اسناد به روش سنتی انجام می گیرد بسیار هزینه بر هستند، اغلب این هزینه ها به صورت هزینه های خاموشی هستند که به مرور زمان تاثیر خود را نشان می دهند، فرض کنید یک شرکت با چند صد کارمند دارید، کارمندان در حدود روزی ۳۰ هزار تومان حقوق دریافت می کنند، حال تصور کنید هر کارمند تنها یک ساعت از ساعات کاری خود را صرف امور مربوط به بایگانی سنتی (گرفتن یک سند از بایگانی، جستجو یک سند خاص و.. )کند، تنها با یک ضرب و تقسیم ساده می توان میزان هزینه صرف شده جهت این امور بدست می آید، با اسکن و مدیریت دیجیتالی تمامی این هزینه ها ازبین خواهد رفت.

ﺑﺮرﺳﻲ وﺿﻌﻴﺖ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ

ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﺑﻴﻤﺎر ﻓﺮاﻫﻢ ﻛﻨﻨﺪه داده ﻫﺎﻳﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ ﻧﺸﺎن ﻣﻲ دﻫﺪ ﻣﺮاﻗﺒﺖ از ﺑﻴﻤﺎر ﺗﻮﺳﻂﭼﻪ ﻛﺴﻲ، ﭼﺮا، ﭼﻪ وﻗﺖ، ﻛﺠﺎ و ﭼﮕﻮﻧﻪ اﻧﺠﺎم ﺷﺪه اﺳﺖ،و ﮔﻮاه رخدادﻫﺎﻳﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ در ﻣﺪت ﻣﺮاﻗﺒﺖ از ﺑﻴﻤﺎر رخداده اﺳﺖاﻳﻦ داده ﻫﺎ ﺑﺮاي اراﺋﻪ ﻣﺮاﻗﺒﺖﻫﺎي ﺑﻬﺪاﺷﺘﻲ  و درﻣﺎﻧﻲ ﺑﺎ ﻛﻴﻔﻴﺖ ﺗﺮ، ﭘﺸﺘﻴﺒﺎﻧﻲ از ﺻﺤﺖ ﺻﻮرت ﺣﺴﺎب ﺑﻴﻤﺎر، ﻛﺎﻫﺶ ﺧﺴﺎرت دﻋﺎوي ﻗﻀﺎﻳﻲ، ﭘﻴﺮوي از ﻗﻮاﻧﻴﻦ و اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎ، و ﻛﻤﻚ ﺑﻪ ﭘﮋوﻫﺶ ﻫﺎي ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﻲﺷﻮددﻏﺪﻏﻪ اﺻﻠﻲ ﻣﺘﺨﺼﺼﺎن اﻃﻼﻋﺎت ﺳﻼﻣﺖ و ﺳﺎزﻣﺎنﻣﺮاﻗﺒﺖ ﺑﻬﺪاﺷﺘﻲ و درﻣﺎﻧﻲ اﻃﻤﻴﻨﺎن از ﻧﮕﻬﺪاري اﻳﻦ داده ﻫﺎ ﺑﺮاي اﺳﺘﻔﺎده در آﻳﻨﺪه اﺳﺖ

بیشتر بخوانید  بازاریابی پزشکی چیست؟

ازاﻳﻦ روﺗﻤﺎم ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎي ﻣﺮاﻗﺒﺖ ﺑﻬﺪاﺷﺘﻲ ﺑﺮاي اﻧﺠﺎم ﻓﻌﺎﻟﻴﺖﻫﺎي ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ اﻃﻼﻋﺎت ﺑﻪ ﻳﻚ ﺑﺨﺶ

ﺳﺎزﻣﺎن ﻳﺎﻓﺘﻪ ﻣﻮﺳﻮم ﺑﻪ ﺑﺨﺶ ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻧﻴﺎز دارﻧﺪﻣﻬﻢﺗﺮﻳﻦ وﻇﻴﻔﻪ ﺑﺨﺶ ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ

(ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ اﻃﻼﻋﺎت ﺳﻼﻣﺖ)ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﺑﻴﻤﺎران درﻳﻚ ﺷﻴﻮه اﺛﺮﺑﺨﺶ، اﺳﺘﺎﻧﺪارد، ﻣﻘﺮون ﺑﻪ ﺻﺮﻓﻪ، وﻣﺘﻨﺎﺳﺐ ﺑﺎ ﻧﻴﺎزﻫﺎي ﻣﻮﺳﺴﻪ ﺑﻬﺪاﺷﺘﻲ و درﻣﺎﻧﻲ اﺳﺖ.ﺑﺴﺘﻪ ﺑﻪ ﺳﻴﺎﺳﺖﻫﺎي ﻣﻮﺳﺴﻪ ﺑﻬﺪاﺷﺘﻲ و درﻣﺎﻧﻲ،ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﺑﻴﻤﺎران ﻣﻤﻜﻦ اﺳﺖ ﺑﻪ ﺷﻜﻞ ﻛﺎﻏﺬي،اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ، ﻣﻴﻜﺮوﻓﻴﻠﻢ ﻳﺎ ﺗﺮﻛﻴﺒﻲ از ﻫﺮ ﭼﻨﺪ روش ﻧﮕﻬﺪاري ﺷﻮﻧﺪ.

اﺳﺘﻔﺎده از ﻫﺮ ﻳﻚ از اﻳﻦ روشﻫﺎﺗﺎﺛﻴﺮ زﻳﺎدي در ﻋﻤﻠﻜﺮد ﺑﺨﺶ ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ داردﻫﺮﭼﻨﺪ اﻣﺮوزه ﺗﻮﺳﻌﻪ ﻓﻨﺎوري اﻃﻼﻋﺎت ﺳﻼﻣﺖ ﺳﺒﺐ ﺷﺪه اﺳﺖ ﻛﻪ ﻣﺮاﻛﺰ ﺑﻬﺪاﺷﺘﻲ و درﻣﺎﻧﻲ در دﻧﻴﺎ ﺑﻪ ﺳﻤﺖ اﻳﺠﺎد ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ ﺣﺮﻛﺖ ﻛﻨﻨﺪ و اﺳﺘﻔﺎده از ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻛﺎﻏﺬي را ﺑﻪ ﺣﺪاﻗﻞ ﺑﺮﺳﺎﻧﻨﺪ.ﺑﺎ اﻳﻦ وﺟﻮد در اﻛﺜﺮ ﻣﺮاﻛﺰ ﺑﻬﺪاﺷﺘﻲ و درﻣﺎﻧﻲ در دﻧﻴﺎ،ﻫﻨﻮز ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﺑﻪ ﺷﻜﻞ ﻛﺎﻏﺬي ﻧﮕﻬﺪاريﻣﻲﺷﻮد در اﻳﺮان ﻧﻴﺰ در ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎنﻫﺎي ﻛﺸﻮر اﺳﺎس ﺗﺸﻜﻴﻞ ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﺑﻴﻤﺎران ﺑﻪ ﺷﻜﻞ ﻛﺎﻏﺬي ﺑﻮده،و ﻟﺬا روﻳﻜﺮد ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ، در ﻛﺸﻮر ﻣﺒﺘﻨﻲ ﺑﺮ روشﻫﺎي ﻛﺎﻏﺬي ﻣﻲﺑﺎﺷﺪ.

ﻣﻌﻤﻮﻻ ﺑﺮاي ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻛﺎﻏﺬي از ﺷﻴﻮه ﺑﺎﻳﮕﺎﻧﻲ ﺳﻨﺘﻲ اﺳﺘﻔﺎده ﻣﻲﺷﻮددر اﻳﻦ ﺷﻴﻮه اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك و ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻛﺎﻏﺬي و ﺑﺮ اﺳﺎس ﻳﻚ ﺷﻴﻮه ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪي دراﻧﺒﻮﻫﻲ از ﻗﻔﺴﻪ ﻫﺎي ﭼﻮﺑﻲ و ﻓﻠﺰي، ﻛﺸﻮﻫﺎ و ﻛﻤﺪﻫﺎ،..ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﻲﺷﻮﻧﺪﺗﺎ ﺑﺘﻮان در ﻫﻨﮕﺎم ﻣﺮاﺟﻌﻪ ﺑﺎ ﺣﺪاﻗﻞ زﻣﺎن آﻧﻬﺎ را ﻣﻮرد ﺑﺎزﻳﺎﺑﻲ ﻗﺮاردادﻫﺮ ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎن ﺑﺮاي ﺧﻮد ﺑﺎﻳﺪ ﻳﻚ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ ﻧﮕﻬﺪاري ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎي ﭘﺰﺷﻜﻲ ﺑﺮ اﺳﺎس ﺣﺠﻢ ﺗﺤﻘﻴﻘﺎت، ﻣﻴﺰان ﻣﺮاﺟﻌﺎت ﻣﻜﺮر،اﻟﮕﻮﻫﺎي ﻋﻤﻠﻲ ﭘﺰﺷﻜﺎن، ﻣﻴﺰان درﺧﻮاﺳﺖﻫﺎي ﺧﻼﺻﻪ ﭘﺮوﻧﺪه، ﻗﻮاﻧﻴﻦ ﻣﻮﺟﻮد، ﻫﺰﻳﻨﻪ ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﺗﺠﻬﻴﺰات ذﺧﻴﺮه ﺳﺎزي و اﻣﺤﺎء ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎي ﭘﺰﺷﻜﻲ داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ.

اﻳﻦ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ ﻣﺸﺨﺺ ﺳﻴﺎﺳﺖ ﻛﻠﻲ ﻣﻮﺳﺴﻪ ﻣﺮاﻗﺒﺖ ﺑﻬﺪاﺷﺘﻲ و درﻣﺎﻧﻲ را در ارﺗﺒﺎط ﺑﺎ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻣﺸﺨﺺ ﻣﻲﻛﻨﺪ.اﻳﻦ ﺳﻴﺎﺳﺖ ﭼﮕﻮﻧﮕﻲ ﻧﮕﻬﺪاري، روش ﺳﺎزﻣﺎﻧﺪﻫﻲ(ﺷﻤﺎره اي، اﻟﻔﺒﺎﻳﻲ و ﻏﻴﺮه)، ﺷﻴﻮه ذﺧﻴﺮه ﺳﺎزي ﻣﻮرد اﺳﺘﻔﺎده(ﻛﺎﻏﺬي/دﻳﺴﻜﺖﻫﺎي ﻧﻮري/ﻣﻴﻜﺮوﻓﻴﻠﻢ)و ﻣﺪت زﻣﺎن ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك را درآن واﺣﺪ ﺗﻮﺿﻴﺢ ﻣﻲدﻫﺪ. ﻟﺬاﻋﻤﻞ ذﺧﻴﺮه ﺳﺎزي واﻳﺠﺎد ﻓﻀﺎي ﻣﻨﺎﺳﺐ ﻳﻜﻲ از اﻗﺪاﻣﺎت ﺿﺮوري ﺑﺨﺶ ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﺳﺖاﺳﺘﻘﺮار ﺳﻴﺴﺘﻢ ذﺧﻴﺮه ﺳﺎزي ﺑﻄﻮرﻣﻨﺎﺳﺐ، ﻳﻜﻲ از ﻣﻬﻢ ﺗﺮﻳﻦ وﻇﺎﻳﻒ ﻣﺴﺌﻮل ﺑﺨﺶ ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﺳﺖ.

در ﺳﻴﺴﺘﻢﻫﺎي ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻛﺎﻏﺬي روش ﺷﻤﺎرده دﻫﻲ ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎ، و روش ﺑﺎﻳﮕﺎﻧﻲ آﻧﻬﺎ اﻫﻤﻴﺖ زﻳﺎدي در ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﻓﻀﺎ، ذﺧﻴﺮه و ﺑﺎزﻳﺎﺑﻲ ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎدارد.ﻋﺎﻣﻞ ﻣﻬﻢ دﻳﮕﺮ در ﺧﺼﻮص ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ در ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎن، ﻣﻜﺎن و ﻓﻀﺎي ﻓﻴﺰﻳﻜﻲ واﺣﺪ ﺑﺎﻳﮕﺎﻧﻲ اﺳﺖ.ﻓﻀﺎي ﻓﻴﺰﻳﻜﻲ واﺣﺪ ﺑﺎﻳﮕﺎﻧﻲ، ﺑﺎﻳﺪﻣﺘﻨﺎﺳﺐ ﺑﺎﺗﻌﺪاد و ﻧﻮع ﺗﺨﺖﻫﺎي بیمارﺳﺘﺎن،ﻓﻌﺎﻟﻴﺖ وﻧﻮع ﺧﺪﻣﺖ ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎن،تعداد پذیرش سالیانه، ﻣﺪت زﻣﺎن ﻧﮕﻬﺪاري اﻧﻮاع ﭘﺮوﻧﺪهﻫﺎي  ﭘﺰﺷﻜﻲ و ﺣﺠﻢ ﺗﺤﻘﻴﻘﺎت ﺳﺎﻟﻴﺎﻧﻪ ﻛﻪ ﺑﺎ اﺳﺘﻔﺎده از ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﺻﻮرت ﻣﻲﮔﻴﺮد، ﺑﺎﺷﺪﻫﻢﭼﻨﻴﻦ ﻣﻜﺎن ﺑﺎﻳﮕﺎﻧﻲ ﺑﺎﻳﺪاز ﻧﻮر، ﺣﺮارت، رﻃﻮﺑﺖ وﺗﻬﻮﻳﻪ ﻣﻨﺎﺳﺐ ﺑﺮﺧﻮردار ﺑﻮد واﻣﻨﻴﺖ ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎي ﭘﺰﺷﻜﻲ را در ﻣﻘﺎﺑﻞ اﻧﻮاع ﺗﻬﺪﻳﺪﻫﺎي ﻣﺤﻴﻄﻲ ﺣﻔﻆ ﻛﻨﺪ.در اﻳﺮان در ﻳﻚ دﻫﻪ اﺧﻴﺮﺑﺮﺧﻲ از ﻣﻄﺎﻟﻌﺎت ﺻﻮرت ﮔﺮﻓﺘﻪ ﻧﺸﺎن دﻫﻨﺪه ﻣﺸﻜﻼﺗﻲ در زﻣﻴﻨﻪ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ در اﻳﺮان اﺳﺖ.

ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ووﺟﻮدﺑﺮﺧﻲ ازﻣﺸﻜﻼت ﻣﻮﺟﻮددر ﺧﺼﻮص ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲدر ﻛﺸﻮر، ﺑﺮرﺳﻲ وﺿﻌﻴﺖ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ در ﺳﻄﺢ ﻣﻠﻲ ﺿﺮوري اﺳﺖ.ﺑﺮرﺳﻲ وﺿﻌﻴﺖ ﻛﻠﻲ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ در اﻳﺮان ﻣﻲﺗﻮاﻧﺪ ﺑﻪ وزارت ﺑﻬﺪاﺷﺖ و ﺑﻪ ﺧﺼﻮص ﻛﻤﻴﺘﻪ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﺳﺎزي ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻛﺸﻮري درﺳﻴﺎﺳﺖ ﮔﺬاري و ﺗﺪوﻳﻦ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎي ﻣﻠﻲ ﻛﻤﻚ ﻛﻨﺪ.

ﻳﻜﻲ دﻳﮕﺮ از اﻳﻦ ﻣﺸﻜﻼت ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ در ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎنﻫﺎي ﻛﺸﻮر، ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻧﺤﻮه ﺷﻤﺎره دﻫﻲ ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎي ﭘﺰﺷﻜﻲ ﺑﻮدﻫﺮﭼﻨﺪ ﻃﺒﻖ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎي ارزﺷﻴﺎﺑﻲ ﻗﺒﻠﻲ ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎن  ﻫﺎ و ﻫﻤﭽﻨﻴﻦ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎي اﻋﺘﺒﺎر ﺑﺨﺸﻲ ﺟﺪﻳﺪ ﺗﻮﺻﻴﻪ ﺑﻪ اﺳﺘﻔﺎده از روش ﺷﻤﺎره دﻫﻲ واﺣﺪ در ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﺑﺎ ﻫﺪف ﺗﻤﺮﻛﺰاﻃﻼﻋﺎت ﺑﻴﻤﺎر ﺷﺪه اﺳﺖ ﺳﺎزﻣﺎن ﺟﻬﺎﻧﻲ ﺑﻬﺪاﺷﺖ ﻧﻴﺰ در راﻫﻨﻤﺎي ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﺑﺮاي ﻛﺸﻮرﻫﺎي در ﺣﺎل ﺗﻮﺳﻌﻪ ﺑﻪ اﺳﺘﻔﺎده از روش ﺷﻤﺎره دﻫﻲ واﺣﺪ ﻧﻤﻮده  اﺳﺖ.ﻳﻜﻲ از راه ﻛﺎرﻫﺎي ﻣﻮﺛﺮ ﺑﺮاي ﻛﺎﻫﺶ اﻳﻦ ﻣﺸﻜﻼت ﺟﺎﻳﮕﺰﻳﻨﻲ ﭘﺮوﻧﺪه ﻛﺎﻣﭙﻴﻮﺗﺮي ﺑﻴﻤﺎر و ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ ﺑﻪ ﺟﺎي ﭘﺮوﻧﺪه ﻛﺎﻏﺬي ﺑﻴﻤﺎر اﺳﺖﻣﻄﺎﻟﻌﺎت ﻣﺨﺘﻠﻔﻲ ﺑﻪ ﻣﺰاﻳﺎﻳﻲ اﺳﺘﻔﺎده ازﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ وﭘﻴﺎده ﺳﺎزي آن اﺷﺎره ﻛﺮده اﻧﺪ.

اﺳﺘﻔﺎده ازﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ ﺗﺎ ﺣﺪود زﻳﺎدي ﻣﻲﺗﻮاﻧﺪﻣﺸﻜﻼت ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻛﺎﻏﺬي راﺣﻞ ﻛﻨﺪاﻣﺎﺟﺎﻳﮕﺰﻳﻨﻲ ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻛﺎﻏﺬي ﺑﺎاﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ در ﻛﺸﻮر، ﻧﻴﺎز ﺑﻪ ﺳﻴﺎﺳﺖ ﮔﺬاري در ﺳﻄﺢ ﻛﻼن و ﺗﻮﺳﻌﻪ زﻳﺮﺳﺎﺧﺖ ﻫﺎي ﻻزم در ﺧﺼﻮص ﺳﻼﻣﺖ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ دارد.

ﻳﻜﻲ دﻳﮕﺮ از راهﻛﺎرﻫﺎ ﺗﻮﺳﻌﻪ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎي ﻣﻠﻲ درزﻣﻴﻨﻪ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ از ﻃﺮف وزارت ﺑﻬﺪاﺷﺖ رﻋﺎﻳﺖ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎ از ﻃﺮﻳﻖ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ اﻋﺘﺒﺎرﺑﺨﺸﻲ اﺳﺖاﻳﺮان در ﻣﻘﺎﻳﺴﻪ ﺑﺎ ﻛﺸﻮرﻫﺎي ﭘﻴﺸﺮو در زﻣﻴﻨﻪ ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ  اﻃﻼﻋﺎت ﺳﻼﻣﺖ ﻧﻈﻴﺮ آﻣﺮﻳﻜﺎ، ﻛﺎﻧﺎدا و اﺳﺘﺮاﻟﻴﺎ، ﺣﺪاﻗﻞ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎ را در زﻣﻴﻨﻪ ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻟﺤﺎظ ﻛﺮده اﺳﺖ.ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ ﺑﺮاي ﺣﻞ ﻣﺸﻜﻼت ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ در اﻳﺮان ﭘﻴﺸﻨﻬﺎدات زﻳﺮﺗﻮﺻﻴﻪ ﻣﻲﺷﻮد

۱- ﺣﺮﻛﺖ ازﺳﻤﺖ ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻛﺎﻏﺬي ﺑﻪ ﺳﻤﺖ ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ:

ﺑﻬﺘﺮﻳﻦ روﻳﻜﺮد ﺑﺮاي رﻓﻊ ﻣﺸﻜﻼت ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ در اﻳﺮان ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﻳﺰي ﺟﻬﺖ اﻳﺠﺎد ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ ﺑﻪ ﺟﺎي ﭘﺮوﻧﺪه ﻛﺎﻏﺬي در ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎن ﻫﺎي ﻛﺸﻮر اﺳﺖ

ﻣﻮارد زﻳﺮ ﻣﻲ ﺗﻮاﻧﺪ ﺑﻪ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻜﻲ ﻛﺮدن ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎي ﻛﺎﻏﺬي در اﻳﺮان ﻛﻤﻚ ﻛﻨﺪ:

  • اراﺋﻪ ﻣﺸﻮق ﻫﺎﻳﻲ از ﻃﺮف وزارت ﺑﻬﺪاﺷﺖ ﻳﺎﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎي ﺑﻴﻤﻪ ﮔﺮ ﺑﺮاي ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎن ﻫﺎ ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر

ﺟﺎﻳﮕﺰﻳﻨﻲ ﻓﺮم ﻫﺎي ﻛﺎﻏﺬي ﺑﺎ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ، وﭘﻴﺎده ﺳﺎزي ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ

  • اﻟﺰام ﺷﺮﻛﺖ ﻫﺎي ﺗﻮﻟﻴﺪﻛﻨﻨﺪه ﻧﺮم اﻓﺰار ﺳﻴﺴﺘﻢ اﻃﻼﻋﺎت ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎﻧﻲ)از ﻃﺮف وزارت ﺑﻬﺪاﺷﺖ و

ﺷﻮراي ﻋﺎﻟﻲ اﻧﻔﻮرﻣﺎﺗﻴﻚ ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر اﻳﺠﺎد و ﺗﻮﺳﻌﻪ ﻣﺎژول ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ در ﻧﺮم اﻓﺰار ﺧﻮد

  • ﺗﺼﻮﻳﺐ ﻗﻮاﻧﻴﻨﻲ ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﻗﺎﺑﻞ ﻗﺒﻮل ﻛﺮدن ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ ﺑﺮاي ﻣﺮاﺟﻊ ﺣﻘﻮﻗﻲ و

ﻗﻀﺎﻳﻲ

  • آﺷﻨﺎﻳﻲ ﻛﺎدر درﻣﺎﻧﻲ و ﺑﻪ ﺧﺼﻮص ﭘﺰﺷﻜﺎن ﻧﺴﺒﺖ ﺑﻪ ﻣﺰاﻳﺎﻳﻲ ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻚ

۲- ﺗﺪوﻳﻦ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎي ﻣﻠﻲ در ﺧﺼﻮص ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ:

اﻳﻦ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎ ﺑﺎﻳﺪ ﺑﺎ ﻫﻤﻜﺎري دﻓﺘﺮاﻣﻮر ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎن  ﻫﺎ و ﺗﻌﺎﻟﻲ ﺧﺪﻣﺎت ﺑﺎﻟﻴﻨﻲ ،ﻛﻤﻴﺘﻪ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﺳﺎزي ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻛﺸﻮر، اﻋﻀﺎي ﺑﻮردﮔﺮوه ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ و ﻓﻨﺎوري اﻃﻼﻋﺎت ﺳﻼﻣﺖ و

دﻓﺘﺮﻧﻈﺎرت و اﻋﺘﺒﺎرﺑﺨﺸﻲ اﻣﻮر درﻣﺎن، ﺗﻬﻴﻪ ﮔﺮدد.رﻋﺎﻳﺖ ﻣﻮارد زﻳﺮ در اﻳﻦ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎ ﻣﻲﺗﻮاﻧﺪ ﺑﻪ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ در اﻳﺮان ﻛﻤﻚ ﻛﻨﺪ:

  • ﻗﺮار دادن اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎي ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ درﺳﻨﺠﻪ ﻫﺎي ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ اﻋﺘﺒﺎرﺑﺨﺸﻲ ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎنﻫﺎ
  • ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ ﻓﻀﺎ و ﻣﻜﺎن واﺣﺪ ﺑﺎﻳﮕﺎﻧﻲ دراﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎي ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ، در اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎﺑﺎﻳﺪ

ﺑﻪ ﻣﻮﻗﻌﻴﺖ واﺣﺪ ﺑﺎﻳﮕﺎﻧﻲ در ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎن،ﺳﻬﻮﻟﺖ دﺳﺘﺮﺳﻲ، ﻧﻮع ﺳﺎزه، ﻧﺤﻮه ﺳﺎﺧﺖ و ﻃﺮاﺣﻲ، ﻧﻮع

ﻣﺼﺎﻟﺢ، ﻧﻮر، رﻃﻮﺑﺖ، ﺗﻬﻮﻳﻪ، اﻣﻨﻴﺖ وﻧﺤﻮه  اﺧﺘﺼﺎص و ﭘﻴﺶﺑﻴﻨﻲ ﻓﻀﺎي ﻓﻴﺰﻳﻜﻲ،ﺗﻮﺟﻪ ﮔﺮدد.

  • ﺗﻮﺻﻴﻪ ﺑﻪ اﺳﺘﻔﺎده از روشﻫﺎي ﺷﻤﺎره دﻫﻲ وﺑﺎﻳﮕﺎﻧﻲ ﻣﻨﺎﺳﺐ،در اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎي ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ
  • ﺗﺪوﻳﻦ دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ ﺟﺎﻣﻊ ﺑﺮاي اﺳﺘﻔﺎده ازروش ﺗﺼﻮﻳﺮﺑﺮداري اﺳﻨﺎد)اﺳﻜﻦ(در ﺑﺨﺶ ﻣﺪارك

ﭘﺰﺷﻜﻲ،درﻗﺎﻟﺐ  اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎي ﻣﺪارك ﭘﺰﺷﻜﻲ

 

نرم افزار جامع اسکن مدارک پزشکی

  1. دارای قابليت های کلی پذيرش بيمار.
  2. امکان دريافت اطلاعات به صورت مستقيم از پذيرش بيمارستان .
  3. امکان ثبت مشخصات بيماران به صورت مستقيم توسط برنامه اسکن مدارک پزشکی
  4. امکان جستجوی سريع بيماران براساس نام و نام خانوادگی .
  5. امکان جستجوی سريع بيماران براساس شماره پرونده .
  6. امکان جستجوی سريع بيماران براساس تاريخ پذيرش .
  7. امکان ثبت مشخصات هر بيمار شامل:
  8. مشخصات بيمار
  9. تاريخ پذيرش بيمار.
  10. علت بستری.
  11. تشخيص اوليه .
  12. پزشک بستری کننده
  • امکان ثبت مشخصات هر مراجعه شامل :

تاريخ پذيرش ، تاريخ ترخيص ، بيمه ، شماره بيمه ، نام بخش ، دفعات پذيرش، تاريخ فوت ، پزشک معالج ، پزشک مشاور،نوع پذيرش ، پزشک بيهوشی ، پزشک جراح

  • امکان ثبت مراجعات بيماران  :

ثبت تعداد موارد پيوستی پرونده ، علت مصرف داروی خارجی ، نوع بيماری ، اقدمات انجام شده

  1. امکان ثبت و پرينت شامل :
  2. امکان ثبت پرونده های بيماران از طريق اسکنر و هارد دستگاه
  3. امکان ثبت کليه قسمت های پرونده بيماران با درج نام توسط کاربر
  4. امکان کنسل و يا حذف کردن مراجعه بيمار ، قبل از شروع به انجام آن .
  5. امکان تغيير شماره پرونده بيمار با دسترسی .
  6. امکان تعيين نوع بستری برای بيماران بستری و سرپايی .
  7. امکان تعريف بخش های گوناگون به تعداد نامحدود.
  8. امکان جستجوی سريع بيماران .
  9. امکان تعريف پزشکان و تکنسين­های بيهوشی.
  10. امکان تعريف موضوعات مختلف برای تصاوير.
  11. امکان گزارش گيری از فرم های ثبت شده .
  12. امکان گزارشات آماری از بخش ها مختلف.
  13. امکان گزارشگيری براساس کارهای انجام شده برای بيماران .
  14. امکان ثبت پرونده های بالينی بيماران
  15. امکان تعيين تاريخ پذيرش و ترخيص بيماران.

مراحل اسکن اسناد و مدارک که برای تبدیل کاغذ به فایل دیجیتالی انجام می دهیم:

قبل از توضیح در مورد مراحل اسکن باید این امر را بایدگوشزدکرد که روش اسکن با توجه به نوع پروژه (نوع، تیراژ، سرعت، دقت، اهمیت و …) متغیر است و ممکن است مراحل به صورت خیلی پیچیده تری (استفاده از ماشین های مخصوص و تشخیص ماشینی) توسط تیم اسکن کننده  انجام شود.در اینجا نمونه ای از مراحل که بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد را برای آگاهی از روش کار  شرح می دهیم.

گردآوری

برای شروع اسکن ابتدا ما نیاز داریم تا تمامی اسناد مورد نیاز جهت اسکن در یک مکان گردآوری شود (در مواردی که اسناد مورد نیاز جهت اسکن رجوع مکرر دارند به صورت فازی انجام می شود) این امر می تواند درمحل مبدا یا با انتقال اسناد به محل مقصد انجام شود.

آماده سازی

پس از گردآوری جهت اسکن نیاز است چندین عملیات نسبت به نوع اسکن بر روی فایل فیزیکی انجام شود، از این عملیات می توان به نصب بارکد اشاره کد، البته مجددا تاکید می شود بسته به نوع پروژه، روش انجام کار ممکن است کاملا متفاوت تر باشد مثلا برای اسکن کتاب مراحل ۱۸۰ درجه  تفاوت دارد که راه حلی متفاوتی برای آن موجود است.

اسکن

پس از آماده سازی عملیات اسکن شروع می شود، این عملیات با توافق قبلی انجام می شود و به طور کل با توجه به متغیرهای فراوان (نوع اسکن، کیفیت اسکن، سرعت اسکن، فایل خروجی، نرم افزار و …) مراحل متفاوت است. انتخاب سخت افزار و نرم افزار مناسب جهت اسکن در این مرحله یکی از اصلی ترین کارها است. قبل از شروع اسکن، چندین نمونه  برای اطمینان از بهترین کیفیت خروجی گرفته می شود.

پس از اسکن و تبدیل کاغذ به فایل های دیجیتالی، عملیات های مختلفی نسبت به نوع پروژه (نوع اوراق ، رنگ ، کیفیت ، اهمیت و …) بر روی فایل های اسکن شده انجام می شود. از جمله این عملیات می توان به فهرست سازی، OCR، همسان سازی صفحات، بهینه سازی رنگ ها، افزایش کیفیت و … اشاره کرد. البته خاطر نشان می گردد که تمام این عملیات وابسته به نرم افزار مورد استفاده نهایی می باشد.

 

  نمونه گیری

هنگامی که قسمتی از کار کامل شد، یکی از مدیران شرکت اسکن کننده برای محل مورد تقاضا نمونه ای از فایل نهایی را جهت تایید ایمیل می کند. (در پروژه هایی که در محل اسکن انجام می شود، چند فایل پس از اسکن به مسئول مربوطه برای تایید تحویل داده می شود) به این ترتیب می توان از کیفیت خروجی مطمئن شد.

 انتقال فایل های نهایی در CD یا ارسال اینترنتی فایل ها به صورت رمز گذاری شده

پس از تایید  فایل نمونه توسط درخواست کننده، با توجه به توافق قبلی (با یا بدون نرم افزار مدیریت اسناد، نوع فایل، و …) فایل ها را درون سی دی ریخته، وبرای  درخواست کننده  آن ها را به صورت رمزگذاری شده وکاملا امن ایمیل می شود.

بیشتر بخوانید  راه‌اندازی مراکز درمانی و پزشکی و تجهیز آن

بازگرداندن و یا خرد کردن اسناد کاغذی

پس از اتمام اسکن و تحویل فایل های دیجیتال، و ارسال یک فایل پشتیبان (بک آپ) برای درخواست کننده ، طبق توافق، یا اسناد فیزیکی به آنها برگردانده می شوند و یا توسط خرد کن های شرکت اسکن کننده خرد می شود که از سرقت اطلاعات به طور کامل ایمن باشند. باید توجه داشت که اطلاعات تنها چیزی هستند که پس از سرقت نمی توانیم از آن اطلاع پیدا کنیم

ایجاد فهرست (نمایه سازی) برای پرونده های پزشکی و سوابق بهداشتی و درمانی

مهمترین دلیل برای اسکن و ایجاد پرونده های الکترونیکی، به ویژه برای پرونده بیماران و پرونده پزشک ، فهرست سازی است. فهرست سازی باعث می شود که دسترسی و گزارش گیری از پرونده های پزشکی اسکن شده و همچنین ارتباط این اسناد بایکدیگر در کسری از ثانیه قابل انجام باشد.به عنوان مثال، در سیستم قدیمی و دستی، اگر یک پزشک یا پرستار که نیاز به مشاهده و خواندن شرح حال یک بیمار خاص دارد چه می کند؟ راهی که معمولا مورد استفاده قرار می گیرد این است که با داشتن شماره پرونده بیمار به بایگانی مراجعه کرده (یا خود مراجعه کرده یا شخصی را جهت دریافت پرونده می فرستد) و پس از ارائه شماره پرونده و دریافت پرونده مورد نظر، اقدام به خواندن شرح حال بیمار خود می کند. اما اگر شماره پرونده بیمار خود را نداشته باشد چه؟ اینجاست که ساعت ها زمان برای پیدا کردن شماره پرونده فرد مورد نظر از دفاتر پذیرش و بایگانی لازم است. ولی اگر تمام اطلاعات بیمار به صورت الکترونیکی فهرست سازی شود، به راحتی می توانید حتی با داشتن کمی اطلاعات و بدون داشتن شماره پرونده اقدام به مشاهده پرونده دلخواه کنید. به گفتاری دیگر می توان گفت که فهرست سازی سبب ایجاد پلی برای دسترسی سریع به پرونده های موردنظر می شود.

 

آیتم های رایج در فهرست سازی مدارک پزشکی عبارتند از:

  • نام بیمار
  • نام خانوادگی بیمار
  • نام پدر
  • شماره پرونده
  • شماره پذیرش
  • تاریخ پذیرش
  • نام درمانگاه
  • نام دکتر
  • شماره پیوست

یکی از مزیت بزرگ اسکن و دیجیتالی شدن دسترسی سریع تر به فایل ها و اطلاعات اسناد است.

برخی دیگر از مزایای اسکن اسناد و دیجیتالی شدن عبارتند از:

–      ایجاد فهرستی از فیلدهای قابل جستجو (شماره پرونده، تاریخ پذیرش، نام خانوادگی و …)

–        ذخیره سازی تصاویر رنگی

–        امکان لینک و مشاهده پرونده های دیجیتال (شبکه داخلی )

–         امکان انتقال راحت و سریع اسناد و تبادل اطلاعات با پزشکان

 

    

برخی از خدمات پروژه های اسکن مراکز خدمات درمانی عبارتند از:

  • اسکن پروژه های بیمارستانی بزرگ با هزاران  پرونده
  • اسکن متوسط و کوچک جهت مطب های شخصی
  • اسکن و ذخیره سازی الکترونیکی منابع انسانی (پرونده های پرسنلی(
  • اسکن و گزارش سازی پس از بررسی های فرم پزشکی پزشکی
  • اسکن و دیجیتال سازی اسناد و نقشه های سایز بزرگ و برگ های رادیولوژی
  • ورود فایل های اسکن شده جهت یکپارچه سازی به سیستم مدیریت بهداشت و درمان HIS) در صورت نیاز (.
  • ارتباطات جدید و قدیم
  • از سوالاتی كه در ذهن متقاضیان سیستم های آرشیو وجود دارد، میزان ماندگاری، امنیت و سندیت اطلاعات مكانیزه یا اسناد اسکن شده است. با پیشرفت تكنولوژی امنیت و ماندگاری آرشیوهای الكترونیك به میزان مطلوبی رسیده و تكنولوژی دیسك های نوری (WORM) كمك شایانی در این امرنموده است. ولی هنوز اسناد اسکن شده فاقد سندیت قانونی بوده و محاکم قضایی میکروفیلم سندی که به تایید مراجع ذیصلاح رسیده باشد را قبول دارند.نکته مهم: هیچ گاه نباید مکانیزاسیون و بایگانی الکترونیکی توسط اسکنر را با سندیت و یا سندیت را با مکانیزاسیون اشتباه گرفت، بلکه از تلفیق هر دو میتوان سندیت و مکانیزاسیون را با هم داشت. برخی بر این باورند که درصورت مکانیزاسیون سیستم بایگانی سندیت از بین میرود و بدین جهت خواهان ادامه سیستم دستی میباشند. البته سندیت موضوع مهمی است، ولی اشغال فضای فیزیکی، به هدر رفتن نیروی انسانی، پایین آمدن سرعت و راندمان کار حاصل سیستم دستی است .سندیت اسناد معمولی مهم نبوده و فقط اسناد مالی و تاریخی است که سندیت آنها دارای اهمیت میباشد که درصد کمی از اسناد یک سازمان را شامل میشود.

  • مشکل سندیت اسناد اسکن شده به دو روش زیر قابل حل میباشد .۱-اسکن اسناد، فهرست بندی در نرم افزار، بسته بندی و انتقال اصل اسناد به انبار و جانمایی اسناد منتقل شده به انبار در نرم افزار مدیریت اسناد.۲-اسکن اسناد، فهرست بندی در نرم افزار، تهیه میکروفیلم، بسته بندی و انتقال اصل اسناد به انبار، دریافت تایید میکروفیلم و مجوز امحا از دیوان محاسبات کشور (جهت اسناد مالی دولتی)
    نکته مهم: صدور مجوز و عملیات امحا اسناد فقط توسط دیوان محاسبات کشور انجام خواهد شد و هیچ مرجع دیگری صلاحیت امحا اسناد را ندارد.

میکروفرم(Microform):

اين اصطلاح به هر محصول عكاسي يا الكترونيكي اطلاق مي‌شود كه به‌منظور نسخه‌برداري از ماده چاپي و ديگر مواد گرافيكي در اندازه بسيار كوچك تهيه شده باشد و براي خواندن يا نسخه‌برداري از آن از دستگاه‌هاي بزرگ‌كننده استفاده مي‌شود. نخستين كاربرد تجاري میکروفرم در مقياس بزرگ، بر روي حلقه فيلم‌هاي نازك (ميكروفيلم) توسط شركت ايستمن كداك در سال ۱۹۲۸ انجام گرفت كه به ريكورداك معروف است.

  انواع میکروفرم (Microform):

– برگه‌هاي روزنه‌دار( Aperture card): برگه‌هايي با شكاف‌ها يا سوراخ‌هايي است كه تعداد سوراخ‌هاي هر برگه متناسب با فضاي لازم براي شناسايي سند ذخيره شده است. تعيين هويت هر برگه از روي اطلاعات داده‌شده كه شامل اطلاعات مكتوب سوراخ‌هاي منگنه‌شده، يا علائم روي فيلم است صورت مي‌گيرد.

– ميكروفيلم(Microfilm):

ميكروفيلم. نوعي عكسبرداري مثبت يا منفي بر روي فيلم است. اين اصطلاح معمولاً به يك ورق فيلم، نوار طويل يا حلقه فيلم ۱۶ يا ۳۵ يا ۷۰ ميلي‌متري كه روي آن مجموعه‌اي از عكس‌هاي ذره‌بيني باشد اطلاق مي‌گردد. براي بازيابي اطلاعات، طول ميكروفيلم ممكن است بين ۳ تا ۶۵ متر باشد. علاوه بر فيلم حلقه‌اي، معمولاً در قطعات ۱۶ يا ۳۵ ميلي‌متري كه طول آن بين يك تا سه اينچ است نيز نگه مي‌دارند و به آن تك‌فيلم[Unit System] مي‌گويند. نوع ديگر آن نظام ماتريس[Matrix system] است كه تصاوير ريزشده به‌صورت دو بعدي بر روي يك ورقه فيلم به قطع ۶×۶ يا ۸×۸ اينچ قرار گرفته است. هر يك از انواع فيلم ممكن است خود با دو نظام قابل بازيابي باشد:

۱) نظام نشاني،كه درآن هريك از فيلم‌ها داراي شماره يا عنوان است كه بازيابي از طريق آن انجام مي‌شود؛

۲) نظامي كه محتواي فيلم را به‌طور كلي تعريف مي‌كند و بازيابي از آن طريق انجام مي‌گردد.

در نظام تك‌فيلمي كه معمولاً داراي وسايل خاصي است (مثل برگه‌هاي روزنه‌دار) امر بازيابي به‌مراتب سريع‌تر از فيلم حلقه‌اي انجام مي‌شود. در نظام ماتريس به‌شرطي كه از نظام نشاني استفاده شده باشد، بازيابي باز هم سريع‌تر انجام مي‌شود. براي مقاصد خاص، مثل تكثير از روي روزنامه‌ها يا نقشه‌هاي مهندسي و يا تهيه ميكروفيش، معمولاً فيلم ۷۰ ميلي‌متري به‌كار مي‌رود.

رطوبت هواي محلي كه ميكروفيلم‌ها در آن ذخيره مي‌شود نبايد بيش از ۶۰ درصد باشد و حرارت زياد يا تغيير ناگهاني درجه حرارت براي ميكروفيلم زيان‌آور است. قفسه‌هاي مخصوصي كه رطوبت و هوا را از طريق استعمال مواد شيميايي متعادل نگه مي‌دارد موجود است، ولي ممكن است براي فيلم زيان داشته باشد. ميكروفيلم‌هاي حلقه‌اي معمولاً روي لبه خود در جعبه‌هاي فلزي يا مقوايي كوچك نگهداري مي‌شوند و در كشوهايي با عمق كم قرار مي‌گيرند و هرگاه به‌صورت ورقه باشند درون حفاظ‌هاي شفاف قرار مي‌گيرند.

نرم افزار آرشیو

هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفی است. این مدارک یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد در واقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه بندی، نگه‌داری و بازیابی این اسناد را برعهده دارد.اسناد با دستگاه های پویشگر(SCANNER) تبدیل به پرونده های رایانه ای شده و بر اساس نظم و ترتیب دلخواه در سامانه نرم افزاری DMS وارد می شوند.دامنه کاربرد این نرم افزار هرگونه پرونده و سندی را شامل می شود

. اداره میکروفرم و اسناد دیجیتال با استفاده از ميكروگرافي بعنوان معتبرترين و مقبولترين روش نگهداري اسناد و اطلاعات شناخته شده است . عمر مفید میکروفیلم را بیش از ۱۵۰ سال تخمین زده اند ، این امر نه تنها از ارزش و اعتبار آن نمی کاهد بلكه با پيشرفت روز افزون تجهیزات دیجیتالی و ارائه خدمات بهینه به اعتبار آن افزوده می شود نظر به اهميت اسناد و حفظ و حراست آنها و ارائه اسناد به پژوهشگران ، سيستمهاي ميكروفيلم و ميكرو فيش تهيه و فعاليت فيلمبرداري عملا از اواخر سال ۱۳۷۱ در اين واحد آغاز شد و از جمله وظايف آن تهيه عكس ، ميكروفيلم ، ميكروفيش ، تهيه تصويراسناد و ارائه آنها به پژوهشگران و ساير مراجعه كنندگان است . بدين ترتيب بدون استفاده از اصل اسناد ، با دقت و سرعت بسيار ، تصوير اسناد مورد نياز محققين در اختيارشان قرار مي گيرد.انجام فعاليتهاي تخصصي بر روي اسناد به دو بخش فیلمبرداری از اسناد برای تولید میکروفیلم و بخش تولید اسناد دیجیتالی تقسيم مي شود.

مزیت های میکروفیلم و آرشیو اسناد

  • سهولت به اشتراک گذاری اطلاعات
  • امکان ایجاد بـایگانی های مجازی
  • امکان ایجاد بانک های اطلاعاتی کامل
  • ایجاد نسخه های متعدد و قابل تکثیر از اسناد
  • امکان نگهداری اسناد به مدت طولانی و جلوگیری از بین رفتن اسناد
  • کاهش و حذف فضای مورد نیاز و هزینه های اجرایی برای نگهداری اسناد
  • امکان بهره برداری از اسناد و اطلاعات اسکن شده در قالب نرم افزار آرشیو

توليد ميكروفيلم به روش اپتیکال

در اين مرحله از اسناد فيلمبرداري شده و پس از ظهور و كنترل و بازبيني دو نسخه پشتيبان از نسخه اصلي تهيه مي شود كه يكي در تالار پژوهش مورد استفاده محققين و پژوهشگران قرار مي گيرد و ديگري در بخش ميكروفيلم براي انجام درخواستهای مورد نیاز محققین بصورت پرينت و لوح فشرده نگهداري مي شود . ضمناً نسخه اصلي ميكروفيلم در مخازن ويژه نگهداري مي شود تا در صورت نياز (مانند از بین رفتن نسخه های پشتیبان) مورد استفاده قرار گيرد

تولید میکروفیلم به روش ديجيتال

در این مرحله توسط دستگاه اسکنر از اسناد نسخه ديجيتالي فراهم شده و سپس بوسیله دستگاه آرشیو رایتر، میکروفیلم تهیه می شود و بعنوان آرشیوی با ماندگاری در حدود۱۵۰ سال در مخازن ویژه نگهداری می شوند تا در صورت نیاز مورد استفاده قرار گیرنددر بخش اسناد دیجیتالی، توسط اسکنر مخصوص از میکروفیلمها نیز اسکن تهیه می شود و در صورت نیاز به لوح فشرده تبدیل می گردد ، البته این کار زمانی صورت می گیرد که فقط میکروفیلمی از اسناد موجود باشد.

 

شیوه نامه نحوه نگهداری، میکروفیلم، امحا اسناد و مدارک مالی (موضوع مواد ۳۹ و ۴۰ قانون دیوان محاسبات کشور، دستوالعمل و اصلاحیه مربوطه)

 

دیدگاهتان را بنویسید

برگشت به بالا